GEDRAGSCODE BRANCHEVERENIGING MEDEZEGGENSCHAP
1. Inleiding
1.1. Bij de Branchevereniging Medezeggenschap zijn opleidingsinstituten aangesloten zoals vermeld in de statuten (hierna: “BVMZ-bureaus”).
1.2. Indien één of meer opdrachtuitvoerders van een BVMZ-bureau de onderstaande gedragsregels overtreden, wordt in tuchtrechtelijke zin conform 4.10 deze overtreding aangemerkt als een overtreding van het bureau. Dat betekent, dat het er niet toe doet, of de betrokken medewerker(s) al of niet individueel lid is/zijn van een beroepsorganisatie, waarbij voor hem/hen ook gedragsregels gelden. In deze gevallen gelden de BVMZ-gedragsregels, tenzij een klager uitdrukkelijk de medewerker wil aanspreken op grond van de voor hem geldende regels van zijn beroepsorganisatie, privaatrechtelijke acties daargelaten.

2. Doel
2.1. De gedragsregels hebben ten doel het gedrag van het BVMZ-bureau (hierna ook: “het bureau”) in het maatschappelijk verkeer te bepalen, in het bijzonder ten opzichte van zijn opdrachtgevers en zijn mede-BVMZ-bureaus, één en ander conform art. 20 van de statuten.

3. Definities
3.1. Een BVMZ-bureau is een bureau, dat lid is van de BVMZ en voldoet aan de criteria die door de BVMZ aan haar leden worden gesteld. BVMZ-bureaus verrichten hun praktijk voor eigen rekening en risico ten behoeve van hun opdrachtgevers, zoals bedrijven, de overheid of instellingen zonder winstdoel.
3.2. Een opdrachtgever is de natuurlijke persoon of de rechtspersoon, met wie het contract voor de dienstverlening van het bureau is gesloten. Ook een ondernemingsraad wordt als opdrachtgever beschouwd.
3.3. Een klager is een opdrachtgever of BVMZ-bureau, die/dat een klacht met betrekking tot deze gedragscode wil indienen over een BVMZ-bureau of een opdrachtuitvoerder.
3.4. Een opdrachtuitvoerder is een persoon die hetzij een dienstverband heeft met een BVMZ-bureau hetzij als freelancer of anderszins opdrachten uitvoert voor het BVMZ-bureau.

4. Gedragsregels
Algemeen

4.1. Een bureau houdt zich in zijn dienstverlening aan de wet, de statuten, het huishoudelijk reglement en de bijzondere reglementen van de BVMZ, waarvan deze gedragscode deel uitmaakt
4.2. Een bureau onthoudt zich van alles wat in enigerlei opzicht het aanzien van de BVMZ kan schaden.
4.3. Basisverantwoordelijkheid ten opzichte van de opdrachtgever
4.3.1. Professionaliteit: Het bureau zal zich ten opzichte van de opdrachtgever professioneel opstellen, dat wil zeggen met inzet van alle kwalitatieve deskundigheid, zoals nader uitgewerkt in 4.3.3.
4.3.2. Onafhankelijkheid: Het bureau zal vermijden dat in de relatie met de opdrachtgever de onafhankelijkheid van het bureau, en daarmee de opdrachtuitvoerder in de uitoefening van het beroep, in gevaar zou kunnen komen. Dit betekent dat belangenverstrengeling, door bijvoorbeeld financiële of juridische relaties, de verplichting met zich mee kan brengen om de betrokken opdracht te weigeren of de belangenverstrengeling voor te leggen aan de opdrachtgever en/of collega-BVMZ-bureaus. De omstandigheden van het geval zullen daarbij doorslaggevend zijn. Het betekent tevens dat het bureau geen opdracht aanvaardt indien de opdrachtgever het bureau niet de mogelijkheid geeft om tot een eigen, onafhankelijke oordeelsvorming te komen en deze aan zijn opdrachtgever over te brengen. Indien deze onafhankelijke oordeelsvorming tijdens de opdracht niet mogelijk blijkt, moet het bureau de opdracht alsnog beëindigen.
4.3.3. Verplichting met betrekking tot de kwaliteit van de dienstverlening:
4.3.3.1. Het bureau verplicht zich de kennis, ervaring en werkcapaciteit van het bureau zo goed mogelijk in de opdracht in te zetten. Iedere opdracht zal worden uitgevoerd onder eindverantwoordelijkheid van de leiding van het bureau.
4.3.3.2. Het bureau aanvaardt slechts die opdrachten, waarvoor het de kwalificaties bezit. De opdrachtuitvoerders van het bureau dienen door kennis, ervaring en persoonlijke eigenschappen op doelmatige wijze aan die opdracht te kunnen werken.
4.3.3.3. De opdrachtgever zal middels een schriftelijke overeenkomst (offerte, contract) worden duidelijk gemaakt, wat van het bureau in de specifieke opdrachtsituatie verwacht mag worden.
4.3.4. Zorgvuldigheid en geheimhouding
4.3.4.1. Het bureau zal ten aanzien van het gebruik van de hem in de opleidingsrelatie verstrekte of ter kennis gekomen informatie die zorgvuldigheid betrachten, die redelijkerwijs kan worden gevraagd. Artikel 20 Wet op de Ondernemingsraden (geheimhoudingsplicht) is daarbij uitgangspunt.
4.3.4.2. In het algemeen geldt, dat informatie die een vertrouwelijk karakter heeft en/of waarvan het vertrouwelijk karakter als zodanig dient te worden begrepen en waarbij bronvermelding noodzakelijk is, alleen gebruikt zal worden als het belang van de opdrachtuitvoering dit vereist. Bij het doorgeven van die informatie zal ervoor worden zorggedragen dat deze niet tot de bron is te herleiden, als dit voor deze nadelige gevolgen zou kunnen hebben.
4.3.4.3. Gegevens die in de vertrouwelijke sfeer zijn ingewonnen bij medewerkers van de opdrachtgever en waarbij bronvermelding niet noodzakelijk is, zullen slechts aan derden worden vrijgegeven, als de betrokken informatieverschaffer hiervoor vooraf toestemming heeft gegeven.
4.3.4.4. Het bureau kan opdrachten aanvaarden van de ondernemingsraad, van de directie van de opdrachtgevende organisatie of van beide. Daarbij worden de volgende regels in acht genomen:
– opdrachtnemer rapporteert uitsluitend aan de opdrachtgevende partij en deelt geen vertrouwelijke informatie met anderen dan opdrachtgever, tenzij hiervoor toestemming is
– opdrachtnemer is vrij om met anderen in de organisatie te spreken teneinde een eigen, onafhankelijk beeld te kunnen vormen

4.3.5. Concurrerende opdrachten
Indien activiteiten van strategisch karakter, waarvan vermoed kan worden dat dit op strategisch niveau een belangenconflict oplevert, worden verricht voor een concurrent van de (potentiële) opdrachtgever meldt het bureau dit aan deze (potentiële) opdrachtgever.

4.3.6. Reclame-uitingen
Een bureau verbindt zijn naam aan de verleende of te verlenen diensten slechts op een wijze die het aanzien van de BVMZ en de aangesloten bureaus niet schaadt.

4.3.7. Resultaat van de opdracht
Het bureau zal, conform de op het bureau liggende inspanningsverplichting, naar beste vermogen trachten het aan de opdrachtgever vermelde beoogde resultaat te bereiken.

4.4. Wilsovereenstemming
4.4.1. Schriftelijke wilsovereenstemming
Alvorens de opdracht te aanvaarden zorgt het bureau ervoor, dat over de inhoud en de uitvoeringscondities van de opdracht schriftelijke wilsovereenstemming bestaat tussen de opdrachtgever en het bureau. Eén en ander wordt vormgegeven door de algemene voorwaarden van het bureau.
4.4.2. Totstandkoming wilsovereenstemming
De wilsovereenstemming komt tot stand doordat enerzijds het bureau op voldoende wijze de nodige informatie verzamelt en anderzijds de opdrachtgever naar beste weten alle essentiële informatie voor de opzet en uitvoering van de opdracht heeft verstrekt. Op grond hiervan kunnen zowel de opdrachtgever als het bureau zich een voldoende beeld vormen van het opleidingsvraagstuk, van de omvang en de aanpak van het opleidingstraject en de beoogde resultaten daarvan.
4.4.3. Vooronderzoek
Indien een vooronderzoek voorafgaat aan de wilsovereenstemming met de opdrachtgever, dan dienen de condities van dit vooronderzoek met de opdrachtgever te worden afgesproken.
4.4.4. Inhoud wilsovereenstemming
In de wilsovereenstemming over de uitvoeringscondities worden, naast de opdracht en de begrenzing daarvan.
4.4.5. Gewijzigde omstandigheden
Indien tijdens de uitvoering van de opdracht zich nieuwe feiten of omstandigheden voordoen, die aan de oorspronkelijk bereikte wilsovereenstemming afbreuk (zouden) doen, dan wordt hierover tussen opdrachtgever en bureau overleg gepleegd, teneinde nadere contractuele afspraken te maken.
4.4.6. Medewerking opdrachtgever
Het bureau maakt de bij de opdracht betrokken medewerkers van de opdrachtgever voldoende duidelijk wat van hen verwacht wordt.
4.4.7. Documentatiearchief
Het bureau houdt een documentatie-archief aan van de door hem uitgevoerde opdrachten, mede met het oog op eventuele verantwoording achteraf. Het bureau waakt ervoor dat van archiefstukken geen misbruik kan worden gemaakt.

4.5. Honorering
4.5.1. Het bureau zal ten behoeve van opdrachten een honorarium in rekening brengen, dat in overeenstemming is met de verrichte diensten en de aanvaarde verantwoordelijkheden.

4.6. Relatie met collega-bureaus
4.6.1. Schriftelijke afspraken
Het bureau maakt bij samenwerking in een opdracht schriftelijke afspraken met collega- bureaus over elkaars bijdragen en verantwoordelijkheden.
4.6.2. Mogelijk conflict
Indien het bureau redelijkerwijs mag verwachten, dat een opdracht van een opdrachtgever, bij wie al een ander bureau werkzaam is, zal leiden tot een conflict tussen beide bureaus, dan zal het zowel de opdrachtgever als het andere bureau van deze verwachtingen in kennis stellen. In overleg met de opdrachtgever zal tot een oplossing worden gekomen, waarbij het belang van de opdrachtgever zal prevaleren.
4.6.3. Verbod tot gebruik en kopiëren van elkaars producties
Een bureau zal zich op strikte wijze onthouden van het gebruiken en kopiëren van producten van collega -bureaus, tenzij schriftelijk voorafgaande toestemming hiervoor is gegeven. Deze verplichting geldt tevens voor alle opdrachtuitvoerders van het bureau. Eén en ander zal geschieden conform de toepasselijke auteursrechtelijke wettelijke bepalingen.
4.6.4. Fair play-beginsel
Het bureau zal in zijn wervingsactiviteiten voor nieuwe opdrachten geen activiteiten ondernemen met het doel een ander bureau dezelfde opdracht te onthouden op basis van negatieve kwalificaties van het andere bureau.
4.6.5. Second opinion
Het bureau zal het werk van een collega-bureau voor dezelfde opdrachtgever niet beoordelen als het andere bureau daarvan geen kennis heeft, tenzij het meer dan vijf jaar geleden is dat de betreffende opdracht is geëindigd. Het bureau hoeft het collega-bureau niet in kennis te stellen als de opdrachtgever daartegen op grond van zwaarwegende overwegingen bezwaar maakt, omdat zijn belangen door het opheffen van de vertrouwelijkheid op dit punt ernstig worden geschaad. Het bureau zal in een beoordelingsopdracht het collega-bureau informeren over (voorlopige) bevindingen en conclusies en deze bij betrokkene toetsen, tenzij de opdrachtgever daartegen op zwaarwegende gronden bezwaar maakt.
Het bureau is gerechtigd ten behoeve en op verzoek van zijn opdrachtgever offertes van collega-bureaus te beoordelen. Het bureau mag de betrokken collega hiervan in kennis stellen, tenzij de opdrachtgever hiertegen bezwaar heeft.
4.6.6. Overnemen van elkaars opdrachtuitvoerders
Voorop staat dat deze Gedragscode het recht van opdrachtuitvoerders om van bureau te veranderen volledig respecteert en aan die vrijheid op generlei wijze afbreuk wil doen. Die vrijheid wordt primair bepaald en beperkt door hetgeen het bureau en de opdrachtuitvoerder daarover samen (historisch) zijn overeengekomen en eventueel bij het uiteengaan nader hebben afgesproken. Dit artikel beoogt geen verzwaring van die condities.
Het hier over deze overgangen bepaalde dient slechts daartoe om de belangen van klanten en de goede verhouding van bureaus onderling te bevorderen.
Indien bureaus, in welk type arbeidsrelatie dan ook elkaars medewerkers overnemen, zal de overnemende directie na de  totstandkoming van het (arbeids)contract zulks binnen twee weken schriftelijk of mondeling melden aan het collega-bureaudirectie waar de opdrachtuitvoerder vandaan komt. Deze melding volstaat tenzij het collega-bureau om haar moverende redenen collegiaal overleg wil voeren. In dat geval is het overnemende bureau gehouden aan dat verzoek haar medewerking te verlenen. Onderwerpen van dat overleg kunnen zijn de belangen van de opdrachtgever, elkaars belangen en/of concurrentiebedingen en het meenemen van cliëntenbestanden.

4.7. Verantwoordelijkheid voor opdrachtuitvoerders
De leiding van het bureau is ervoor verantwoordelijk, dat zijn opdrachtuitvoerders deze gedragsregels in acht nemen.

4.8. Personeel van collega-bureaus en opdrachtgevers
Het bureau neemt niet het initiatief om een persoon, als opdrachtuitvoerder in enige arbeidsrelatie werkzaam voor een collega-bureau of opdrachtgever, aan te bieden bij hem of bij een ander werkzaam te worden, anders dan na vooroverleg met het collega-bureau of de opdrachtgever.

4.9. Tuchtrecht
Bij niet-naleving van één of meer der bovenstaande gedrags­regels kan een bureau door de klager voor zijn handelingen of nalatigheden ter verantwoording worden geroepen bij de Commissie van Beroep op de naleving van de gedragscode overeenkomstig het gestelde in 4.10 en de verdere uitwerking daarvan in de Geschillenregeling BVMZ.

4.10. Commissie van beroep
4.10.1. Taak Commissie van Beroep
De Commissie van Beroep heeft als taak het doen van een bindende uitspraak over een schriftelijk ingediende klacht van een klager.
4.10.2. Samenstelling Commissie van Beroep
De Commissie van Beroep bestaat uit twee onafhankelijke personen die bekend zijn met de professionele dienstverlening en een derde persoon, die gekozen zal worden door de eeder genoemde twee personen.
4.10.3. Mogelijke maatregelen
De Commissie van Beroep kan, indien zij een overtreding van de gedragsregels constateert, de volgende tuchtrechtelijke maatregelen opleggen:
– een waarschuwing;
– een berisping;
– een schorsing van ten hoogste zes maanden als lid van de BVMZ, eventueel onder het verbod om tijdens de schorsing op enigerlei wijze te vermelden, dat men lid is van de vereniging;
– de voordracht tot opzegging namens de BVMZ van het lidmaatschap aan het bestuur;
– de openbaarmaking van een der bovengenoemde maatregelen op een door de Commissie van Beroep te bepalen wijze.
4.10.4. Geschillenregeling
De verdere uitwerking van de procedure bij de Commissie van Beroep is te vinden in de Geschillenregeling BVMZ.

Deze Gedragscode is door de Algemene Ledenvergadering vastgesteld op 14 oktober 2014.